Wie durchdachtes Selbstmanagement Dir hilft, Deine Ziele zu erreichen

MemoMe. Planer Selbstmanagement

Der Tag hat gefühlt immer zu wenig Stunden. Ist es wirklich schon Mittag? Was kann ich jetzt überhaupt noch schaffen bis zum Feierabend? Dann schnell die Kinder abholen, einkaufen, kochen, noch zum Sport… Ach was soll‘s, Sport fällt aus, ich hole auf dem Heimweg schnell was vom Chinesen, für viel mehr habe ich heute keine Energie mehr, nur noch die Füße hochlegen und den Fernseher anmachen.

Kommt Dir bekannt vor? Ständig in Hektik, ständig Stress, die Zeit verrinnt geradezu und Du hast trotzdem wieder nicht alles geschafft, was Du Dir für den Tag vorgenommen hattest? Ein Schlüssel dazu, die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen, ist gezieltes Selbstmanagement. Das bedeutet, dass man gut strukturiert in den Arbeitsalltag startet, indem man sich vorher mit den Punkten Planung, Organisation, Motivation und Zielsetzung auseinandersetzt. Hier eignen sich Kalender und Notizbücher um Listen anzulegen und wichtige Punkte festzuhalten und in den Fokus zu rücken.

Entscheidend dabei ist, zu priorisieren und sich nicht vom inneren Schweinehund namens „Selbstbetrug“ beirren zu lassen. Du willst wirklich gerne deine Winkearme loswerden oder einen flachen Bauch haben, aber wenn Du an Sport denkst, kommt sofort der Gedanke „Ach heute Abend kommt doch der tolle Film im Fernsehen, ich gehe morgen ins Fitnesstudio“? Stopp! Mache mit dir selber einen Vertrag: Was ich aufgeschrieben habe, gilt! Was schwarz auf weiß dort steht, ist kein „ich könnte ja mal…“ sondern ein verbindlicher Vertrag mit mir selbst. Das unterscheidet Selbstmanagement übrigens vom gerne verwendeten Wort Zeitmanagement. Während die zur Verfügung stehende Zeit immer dieselbe ist, eben 24 Stunden am Tag, sind wir selber die Stellschraube, an der wir drehen können und müssen.

Im ersten Schritt musst Du Deine Ziele festlegen. Dabei sollten Ziele vor allem klar formuliert (statt „“im Sommer möchte ich gut im Bikini aussehen“ lieber „bis zum 1. Juli möchte ich 10 kg abgenommen haben“), aber sie müssen auch realistisch sein. Wenn Du Dir vornimmst, in drei Monaten Millionär zu werden, wirst Du voraussichtlich nur enttäuscht sein, weil Du dieses Ziel nicht erreicht hast. Um Dir dabei zu helfen wurde bereits in den 50er Jahren die sogenannte SMART-Methode entwickelt. Die Ziele sollen spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein.

Für die Organisation gibt es verschiedene Methoden und Ansätze, etwa die sogenannte ALPEN-Methode. Sie steht für: Aufgaben schreiben – Länge einschätzen – Pufferzeit einplanen (ca. 60% Arbeitszeit, 40% Pufferzeit) – Entscheidungen priorisieren – Nachkontrollieren. Auch hierbei ist es unerlässlich, sich eine Liste zu erstellen und seine Überlegungen exakt zu Papier zu bringen. Das GTD-Prinzip („getting things done“ nach dem Autor David Allen, heute gerne als „get shit done“ umformuliert) geht davon aus, dass zunächst alle Aufgaben gesammelt und in einem System, etwa einem Kalender, notiert werden müssen, um den Kopf frei zu bekommen. Dabei sollten große Ziele in kleinere Teilschritte zerlegt und als nächstes Etappenziel in das System eingetragen werden (nicht „ich schreibe bis Ende des Jahres das Buch fertig“ sondern „bis zum 31.April habe ich das dritte Kapitel beendet“).

Eine weitere Möglichkeit der Organisation bietet die ABC-Methode. Die meisten Menschen sind Rechtshänder, somit dominiert ihre linke Gehirnhälfte, die für Fakten, Struktur und Logik zuständig ist. Ein Großteil der Ratgeber richten sich an diese Menschen. Linkshänder hingegen haben eine dominante rechte Hirnhäfte, sie sind oft gefühlsbetont, kreativ und hören auf ihre Intuition. Für sie ist es leichter, die Aufgaben einfach nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen, also A (sehr wichtig), B (wichtig) und C (unwichtig). Dies Einteilung geht wahrscheinlich auf die sogenannte Eisenhower-Methode zurück. Der ehemalige US-Präsident verwendete eine Matrix mit den Eigenschaften „wichtig“, „unwichtig“, eilig“ und „nicht eilig“, in die Aufgaben eingetragen wurden. Entsprechend wurden wichtige eilige Aufgaben zuerst bearbeitet, unwichtige nicht eilige zuletzt.

Der Motivation liegt in den meisten Fällen das Edwards-Gesetz zugrunde. Es besagt, dass wir umso produktiver werden, je näher die Deadline rückt, oder um es mit einem bekannten Spruch zu formulieren: Ich habe solange ein Motivationsproblem, bis ich ein Zeitproblem habe. Eng verwandt damit ist das Parkinsonsche-Gesetz, das besagt: Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Oder um es mit den Worten meiner Eltern zu sagen: Seit wir in Rente sind, haben wir irgendwie gar keine Zeit mehr. Mach Dir diese Zusammenhänge auf jeden Fall bewusst, denn hier liegt der Schlüssel des Selbstmanagements. Durch stringentes Zeitmanagement, Disziplin und gleichmäßige Arbeitsaufteilung kannst Du sehr viel mehr schaffen und dabei im besten Fall noch deutlich beruhigter an Projekte herangehen da Du nicht kurz vor der Deadline in Panik ausbrechen musst.

Eine wichtige Erkenntnis liefert uns dabei auch das Pareto-Prinzip. Es besagt, dass 20% des Aufwandes zu 80% des Erfolges führen. Das bedeutet somit auch, dass mehr als 50% unseres täglichen Arbeitsaufwandes uns nicht wirklich viel weiterbringen. Das sollte uns bewusst sein, wenn wir Aufgaben priorisieren. Ist das jetzt wirklich so wichtig? Bringt es mich meinem Ziel näher oder ist es doch nur ein Zeitfresser?

Pareto entwickelte dieses Prinzip, als er um 1900 herausfand, dass 20% der Bevölkerung rund 80% des Vermögens der Gesamtbevölkerung besaßen. Das Pareto-Prinzip wurde damit zum Symbol der Ungleichverteilung und gilt bis heute in vielen Bereichen. Beispielsweise bringen oft 20% der Produkte eines Unternehmens 80% des Umsatzes ein. 20% der Internetseiten machen 80% der gesamten Seitenklicks im Netz aus. Die Liste ließe sich beliebig weiterführen, wichtig für uns ist jedoch: mit 20% unseres Einsatzes erzielen wir 80% Wirkung… Jetzt gilt es nur noch herauszufinden, welche 20% das sind. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die anderen 80% verzichtbar wären. Es geht lediglich darum, die Aufgaben sinnvoll zu priorisieren und somit effizienter und selbstmotivierender zu arbeiten.

Es ist außerdem immer wichtig, sich Zwischenziele zu setzen, um den sogenannten Goal-Gradient-Effekt auszunutzen. Dieser besagt, dass wir uns umso mehr anstrengen, umso näher wir dem Ziel kommen. Einfach weil wir den Sieg jetzt endlich erringen wollen, weil wir es jetzt schaffen und die Lorbeeren ernten wollen, Aufgeben gilt nicht mehr! Um motiviert zu bleiben und die Zeit sinnvoll auszunutzen, kannst Du auch die Pomodoro-Methode anwenden. Sie sagt aus, dass nach 25 Minuten Arbeit eine Pause von 5 Minuten gemacht wird (Wecker stellen!), nach vier Durchläufen erfolgt dann eine Pause von 30 Minuten. Dies solltest Du jedoch nur versuchen, wenn Du sicher bist, dass Du die vielen kleinen Pausen nicht auf 10 oder 15 Minuten ausdehnst und so noch weniger schaffst als bei durchgehend konzentriertem Arbeiten. Ohne Selbstdisziplin geht leider nichts von alleine. Viel Erfolg beim Planen deines Erfolges!

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